سياسة الخصوصية

يلتزم تطبيق RATCO MS، وهو نظام إلكتروني مخصص لخدمات الموظفين والموارد البشرية داخل الشركة، بحماية خصوصية بيانات الموظفين ومعالجتها بأسلوب مسؤول وشفاف. توضح هذه السياسة أنواع البيانات التي يتم جمعها، وطرق استخدامها، والجهات التي قد يتم مشاركتها معها، والإجراءات المتبعة لحمايتها.

باستخدامك لتطبيق RATCO MS، فإنك تقر بأنك قرأت هذه السياسة وفهمت محتواها، وتوافق على الممارسات الموضحة فيها في إطار علاقتك الوظيفية مع الشركة.

تسري هذه السياسة على جميع مستخدمي تطبيق RATCO MS، وتشمل:

• الموظفين الحاليين في الشركة والمستخدمين لخدمات النظام (الرواتب، الإجازات، الحضور والانصراف، الطلبات الإدارية، وغيرها).
• المتقدمين للوظائف الذين يتم إدخال بياناتهم ضمن وحدة التوظيف بالتطبيق، إن وُجدت.
• الموظفين السابقين، فيما يخص البيانات المحتفظ بها وفق الأنظمة المعمول بها.
• مدراء ومسؤولي الموارد البشرية الذين يستخدمون النظام لأغراض إدارية.

• الاسم الكامل، رقم الهوية الوطنية أو الإقامة، تاريخ الميلاد، الجنسية.
• رقم الهاتف، البريد الإلكتروني، العنوان الوطني.

• الرقم الوظيفي، المسمى الوظيفي، القسم والإدارة التابع لها، تاريخ التعيين.
• بيانات الحضور والانصراف، الإجازات، الأداء الوظيفي، والتقييمات.
• بيانات الرواتب والبدلات والاستحقاقات المالية المرتبطة بالتوظيف.

• رقم الحساب البنكي (الآيبان) لأغراض صرف الرواتب والمستحقات.

• بيانات تسجيل الدخول إلى التطبيق، عنوان IP، نوع الجهاز والمتصفح، وسجلات الاستخدام داخل النظام.

تُستخدم البيانات المجمعة للأغراض التالية:

• إدارة السجلات الوظيفية وملفات الموظفين إلكترونيًا.
• احتساب الرواتب والبدلات وصرفها، والامتثال للالتزامات الضريبية والتأمينية.
• إدارة طلبات الإجازات، والحضور والانصراف، والمهام الإدارية المرتبطة بالموارد البشرية.
• تقييم الأداء الوظيفي والتطوير المهني والتدريب.
• التواصل الرسمي مع الموظفين بشأن الشؤون الوظيفية.
• الامتثال للأنظمة والتشريعات المتعلقة بالعمل والعمال والتأمينات الاجتماعية.
• تحسين أداء التطبيق وأمانه، ومعالجة الأعطال التقنية.

تتم معالجة بيانات الموظفين استنادًا إلى واحد أو أكثر من الأسس التالية:

• تنفيذ عقد العمل والالتزامات الناشئة عنه.
• الامتثال لالتزام قانوني أو نظامي يقع على عاتق الشركة.
• المصلحة المشروعة للشركة في إدارة مواردها البشرية بكفاءة، بما لا يتعارض مع حقوق الموظف.
• موافقة الموظف الصريحة، في الحالات التي تتطلب ذلك.

لا تقوم الشركة ببيع بيانات الموظفين أو تأجيرها لأي طرف. قد تتم مشاركة البيانات في الحالات التالية فقط:

• مع الجهات الحكومية المختصة (مثل التأمينات الاجتماعية، وزارة الموارد البشرية، الجهات الضريبية) امتثالًا للأنظمة المعمول بها.
• مع مزودي الخدمات التقنية والمصرفية الذين يدعمون تشغيل النظام (مثل استضافة النظام أو معالجة الرواتب)، وفق اتفاقيات سرية ملزمة.
• مع مدراء الموظف المباشرين وفريق الموارد البشرية للأغراض الإدارية الضرورية فقط.
• بناءً على طلب رسمي من جهة قضائية أو رقابية مختصة.

تتخذ الشركة إجراءات تقنية وتنظيمية معقولة لحماية بيانات الموظفين، منها:

• تشفير البيانات الحساسة أثناء النقل والتخزين.
• ضبط صلاحيات الوصول إلى النظام بحيث يقتصر الاطلاع على البيانات على المخوّلين فقط.
• مراقبة الأنظمة بشكل دوري لاكتشاف أي محاولات وصول غير مصرح بها.
• تدريب فريق الموارد البشرية والدعم التقني على أسس التعامل الآمن مع البيانات.

رغم هذه الإجراءات، لا يمكن ضمان أمان مطلق لأي نظام إلكتروني، وفي حال وقوع أي اختراق يمس بيانات الموظفين، ستقوم الشركة بإخطار المتأثرين والجهات المختصة وفق ما تقتضيه الأنظمة.

يتم الاحتفاظ ببيانات الموظفين طوال فترة سريان العلاقة الوظيفية، وبعد انتهائها للمدة التي تفرضها الأنظمة المعمول بها (مثل أنظمة العمل والتأمينات والسجلات الضريبية)، وبعدها يتم حذف البيانات أو إخفاء هويتها بشكل آمن، ما لم يستوجب النظام مدة احتفاظ أطول.

يحق لكل موظف، في حدود ما تسمح به الأنظمة المعمول بها:

• الاطلاع على بياناته الشخصية المسجلة في النظام.
• طلب تصحيح أي بيانات غير دقيقة أو غير محدّثة.
• الاستفسار عن الجهات التي تمت مشاركة بياناته معها.
• تقديم شكوى إلى إدارة الموارد البشرية بشأن أي ممارسة يرى أنها تخالف هذه السياسة.

تتم معالجة هذه الطلبات من خلال قناة التواصل الموضحة في القسم الأخير من هذه الوثيقة.

في حال توفر نسخة ويب من التطبيق، قد يستخدم النظام ملفات تعريف ارتباط (Cookies) أو تقنيات مشابهة لأغراض تشغيلية بحتة، مثل الحفاظ على جلسة تسجيل الدخول وتحسين تجربة الاستخدام، ولا تُستخدم هذه التقنيات لأغراض تسويقية أو لتتبع الموظفين خارج نطاق النظام.

تطبيق RATCO MS مخصص للاستخدام من قبل موظفي الشركة البالغين سن العمل النظامي، ولا يُعد موجهًا لجمع بيانات القُصّر إلا في حدود ما تتطلبه الأنظمة (مثل بيانات المُعالين ضمن ملف الموظف)، وتُعامل هذه البيانات بذات درجة السرية.

قد تقوم الشركة بتحديث هذه السياسة من وقت لآخر لتعكس تغييرات تقنية أو نظامية أو تشغيلية. سيتم إشعار الموظفين بأي تعديل جوهري عبر التطبيق أو البريد الإلكتروني الرسمي، ويُنصح بمراجعة هذه الصفحة بشكل دوري.

لأي استفسار يتعلق بهذه السياسة أو بممارسات معالجة البيانات، يمكن التواصل مع إدارة الموارد البشرية أو مسؤول حماية البيانات في الشركة عبر القنوات الرسمية المعتمدة داخل المؤسسة.